Приём работника в ТОО и ИП: как получить электронное личное дело на Enbek.kz и не перепечатывать данные вручную
Нового работника приняли, а его личное дело снова приходится заполнять с нуля? Переписывать ИИН и удостоверение, переносить адрес, забивать прежние места работы, проверять даты и вручную считать трудовой стаж. Когда в ТОО или ИП один кадровик совмещает несколько обязанностей, такая работа отнимает время, а каждая перепечатанная цифра создаёт риск ошибки.
Часть сведений уже можно получить через электронное личное дело на Enbek.kz. Зачем набирать их второй раз? Покажем, где запросить ЭЛД, как скачать единый PDF и как перенести поддерживаемые данные в ИС «Кадровый учёт» KostanaySoft. При этом всё, что требует проверки кадровика, прямо отметим в инструкции.
Зачем кадровику ТОО или ИП электронное личное дело Enbek.kz
При оформлении работника на работу нужно собрать сведения, проверить трудовую деятельность и подготовить кадровые документы. Когда учёт ведётся в Word, Excel или разрозненных файлах, тогда данные часто переносят из одного документа в другой вручную: фамилию и ИИН в карточку, реквизиты в трудовой договор, даты работы в таблицу стажа.
Если в ТОО 30, 100 или 500 работников, ошибки могут накапливаться даже при внимательной работе. А если один специалист сопровождает несколько ТОО и ИП, приходится ещё переключаться между организациями в личных кабинетах Enbek.kz и проверять, в какую базу заносятся сведения.
Электронное личное дело (ЭЛД) на Enbek.kz позволяет запросить доступные сведения о работнике. Это источник для проверки данных - имеет ли на момент трудоустройства человек иное место работы с видом "Основная". Ниже сначала покажем, как получить ЭЛД, затем как использовать его в кадровой программе KostanaySoft, чтобы сократить повторную перепечатку.
ЭЛД Enbek.kz не заменяет трудовой договор, приказ или другие действия при оформлении работника. Получение ЭЛД, импорт PDF и отправка сведений о ТД в ЕСУТД - разные операции.
Шаг 1. Запросить ЭЛД на Enbek.kz
Начинаем в личном кабинете работодателя, без установки KostanaySoft
Шаг 2. Проверить трудовую деятельность до приёма
Почему нельзя пропускать сведения о прежнем основном месте работы
При запросе электронного личного дела обязательно отметьте «Трудовая книжка».
Представьте ситуацию: работник сообщил, что уволился с прежнего места работы и устраивается в Ваше ТОО или ИП на основную работу. Но предыдущий работодатель не внёс в ЕСУТД сведения о расторжении трудового договора.
В результате в ИС "ЕСУТД" работник по-прежнему числится работающим по основному месту работы у прежнего работодателя.
Чем это грозит кадровику?
При регистрации нового трудового договора в ИС "ЕСУТД" появиться ошибка:
«На дату начала ТД/ДС у данного работника имеется другой основной трудовой договор».
Тогда придётся выяснять причину, связываться с работником и прежним работодателем, добиваться исправления сведений. Всё это отнимает время и может привести к пропуску срока регистрации ТД в вашем ТОО (ИП).
Поэтому проверяйте трудовую деятельность до заключения нового договора. Если прежний основной ТД отображается действующим, выясните, почему отсутствуют сведения о его расторжении. Так Вы сможете заранее обнаружить проблему, а не столкнуться с ней при отправке нового ТД в ЕСУТД.
Шаг 2.1. Подтверждение согласия работника по SMS
После отправки запроса на электронное личное дело работнику, ИИН которого указан в запросе, поступит SMS от Министерства труда и социальной защиты населения РК.
Работник должен ответить на SMS:
Обработка может пройти мгновенно или занять около 15 минут, иногда дольше.
Кадровику необходимо дождаться статуса «Успешно обработан» в разделе Enbek.kz «Запросы на личные дела». После этого можно открыть и скачать электронное личное дело.
Шаг 3. Скачать один PDF вместо отдельных справок
Один общий PDF вместо папки отдельных справок. Меньше поисков нужного файла, меньше переключений между окнами, меньше ручного переноса сведений в кадровую карточку.
Получили ЭЛД? Не тратьте время на повторное заполнение личного дела
Посмотрите, как поддерживаемые сведения из PDF попадают в личное дело работника.
Показать автоматический импорт ЭЛДШаг 4. Перенести PDF в KostanaySoft без повторного набора
PDF получен. Нужно ли кадровику заново вводить ИИН, адрес и историю работы?
Ниже те же действия в программе. Импорт заполняет поддерживаемые поля. Перед сохранением их всё равно проверяет кадровик.
Шаг 5. Проверить карточку и общий трудовой стаж
Карточка создана, но работника не видно в подразделении. Где искать?
Общий трудовой стаж: как не посчитать пересекающиеся периоды дважды
Сколько времени можно освободить, если перестать перепечатывать данные работников?
Покажем импорт ЭЛД и расчёт общего стажа с учётом пересечений периодов.
Хочу автоматизировать кадровый учётЧто автоматизирует программа KostanaySoft, а что проверяет кадровик
Автоматизация в КАИС KostanaySoft
- Импорт поддерживаемых сведений из общего PDF ЭЛД Enbek.kz в кадровую базу.
- Меньше повторного набора реквизитов работника, которые уже содержатся в источнике и поддерживаются импортом.
- Расчёт общего трудового стажа с учётом пересекающихся периодов.
- Использование сохранённых сведений в дальнейшей работе с поддерживаемыми кадровыми документами и операциями программы.
Контроль кадровика
- Проверить, что ЭЛД запрошено от нужного работодателя и относится к нужному работнику.
- Сверить распознанные поля, даты и документы до дальнейшего оформления.
- Проверить статус прежних трудовых договоров при приёме на основное место работы.
- Определить трудовой стаж по профессии, отрасли и другие специальные виды стажа.
- Отдельно оформить приём, трудовой договор и отправить сведения в ЕСУТД.
Автоматизация не означает работу без кадровика. Её цель - убрать механическое перепечатывание там, где сведения уже есть, и оставить специалисту проверку, оформление и принятие решений.
Не путайте три операции:
1) запрос ЭЛД на Enbek.kz;
2) импорт PDF в KostanaySoft;
3) передача сведений о новом трудовом договоре в ЕСУТД.
Импорт ЭЛД Enbek.kz сам по себе не отправляет новый ТД в ЕСУТД и не оформляет приём.
1. Получить ЭЛД
Запрос, подпись и общий PDF в кабинете работодателя на Enbek.kz. KostanaySoft для этого шага не требуется. Файл содержит доступные сведения, а не факт нового договора.
2. Импорт PDF в ИС
Меню «Импорт/Экспорт» → «Импорт ЭЛД», файл, «Парсер PDF», проверка, «Сохранить». В карточке появляются поддерживаемые реквизиты. Приём на работу этим действием не оформляется.
3. Сведения о ТД в ЕСУТД
После заключения договора сведения о нём передают отдельно. Импорт личного дела эту отправку не выполняет. Если нужно убрать ошибочные сведения о договоре, это другая операция: разбор удаления сведений о ТД.
4 ТОО + 2 ИП. Один кадровик. Сколько раз приходится перепечатывать сведения работников?
У каждого ТОО и ИП своя база. Один импорт не создаёт карточки сразу во всех организациях: проверьте, в какую базу заносите данные.
Короткий чек-лист перед завершением оформления
- Вошли в личный кабинет нужного ТОО или ИП.
- Запросили ЭЛД, выбрали нужные сведения, включая трудовую деятельность.
- Проверили данные о прежнем основном трудовом договоре.
- Открыли обработанный запрос и скачали единый PDF.
- В KostanaySoft открыли «Импорт/Экспорт» → «Импорт ЭЛД».
- Выбрали PDF, нажали «Парсер PDF», проверили поля и сохранили.
- Нашли карточку через «Вся база данных» и проверили реквизиты.
- Проверили общий стаж, при необходимости уточнили виды стажа вручную.
- Отдельно оформили приём и необходимые сведения в ЕСУТД.
Кадровый учёт ТОО и ИП без постоянного переноса данных между Word, Excel и Enbek.kz
Напишите численность и сколько организаций ведёте. Покажем внедрение под вашу задачу.
Узнать стоимость и условия внедренияЧастые вопросы кадровиков ТОО и ИП
Можно ли получить ЭЛД без KostanaySoft?
Да. Запрос выполняют в личном кабинете Enbek.kz при наличии необходимых прав и оснований. KostanaySoft нужен для последующего импорта поддерживаемых данных в кадровую базу.
Зачем скачивать один PDF, если справки можно загрузить отдельно?
Единый PDF удобнее для импорта. Кадровику не приходится собирать сведения по нескольким файлам и заново искать данные для карточки сотрудника.
ЭЛД импортировано. Значит, работник уже оформлен в ТОО или ИП?
Нет. Импорт создаёт или заполняет сведения в кадровой программе, но не заменяет оформление трудовых отношений и представление необходимых сведений в ЕСУТД.
KostanaySoft сам считает весь стаж?
Программа рассчитывает общий трудовой стаж с учётом пересечений периодов. Стаж по профессии, отрасли и другие специальные категории определяет кадровик - "галочками".
После импорта не вижу сотрудника в списке подразделения. Что делать?
Включите «Вся база данных», проверьте ветку «Подразделение [не указан]» (подразделение не указано), затем откройте карточку на редактирование.
Можно ли не проверять распознанные поля?
Нет. Даже автоматический импорт требует сверки ИИН, дат, реквизитов и сведений с документами. Преимущество автоматизации - меньше повторного набора, а не отмена контроля.
Почему ЭЛД важно проверить ещё до заключения трудового договора?
Работник сообщил, что уволился с прежнего места работы. Но отражено ли прекращение трудового договора в ЕСУТД?
Если в системе по-прежнему числится действующий основной трудовой договор, при регистрации нового ТД по основному месту работы появиться ошибка:
«На дату начала ТД/ДС у данного работника имеется другой основной трудовой договор»
Кадровику приходится выяснять причину отказа, связываться с работником и прежним работодателем, проверять сведения и повторять нужные действия.
Поэтому электронное личное дело полезно запросить и проверить ещё до заключения нового ТД. Так расхождение видно заранее, до регистрации договора в ЕСУТД.
Проверка до оформления помогает избежать лишних исправлений после
