Форумы по кадровому делопроизводству. Для кадровиков организаций различных сфер деятельности. Информационная поддержка по работе с программой ЭВМ "Кадровый учет" от KostanaySoft.
ЕСУТД, электронные трудовые договоры и автоматизация кадрового учёта
Практические ответы на вопросы кадровиков Казахстана по итогам совместного эфира с экспертом по трудовому праву РК Бакытжан Мукашевой.
Кадровику уже недостаточно только знать законодательство → важно организовать документооборот, соблюдать сроки ЕСУТД и сократить ручной ввод данных.
В статье разобрали:
почему ЕСУТД стало частью ежедневной кадровой работы;
как сократить ручной ввод сведений в Enbek.kz;
какую ЭЦП использовать для отправки сведений и подписания документов;
как хранить электронные трудовые договоры и проверять их подлинность.
Продолжение → в полной версии статьи.
Вопросы и ответы по итогам совместного эфира
ЕСУТД, электронные трудовые договоры и автоматизация кадрового учёта
Практические ответы на вопросы кадровиков Казахстана
Совместный эфир с экспертом по трудовому праву Республики Казахстан Бакытжан Мукашевой и Татьяной Семенчук, директором и руководителем службы поддержки ТОО KostanaySoft.
KostanaySoft работает в сфере автоматизации кадрового учёта с 2007 года.
Сегодня кадровику важно не только знать нормы законодательства, но и организовать работу так, чтобы не пропускать сроки ЕСУТД, не вводить одни и те же сведения вручную и правильно хранить электронные кадровые документы.
«Опыт кадровика слишком ценен, чтобы тратить его на Ctrl+C и Ctrl+V».
Вопросы и ответы по ЕСУТД и электронным трудовым договорам
Почему в последние годы так много говорят об ЕСУТД и почему эта тема сегодня важна для работодателей?
ЕСУТД Казахстан → это уже не просто государственный портал. Это часть ежедневной кадровой работы работодателя.
Чем больше сведений требуется передавать, тем выше цена ошибки. Поэтому важно не только знать законодательство, но и правильно организовать кадровые процессы: соблюдать сроки, контролировать ответы государственной системы и минимизировать ручной ввод данных.
Кадровые службы Казахстана уже сокращают повторную работу с помощью ИС «Кадровый учёт» KostanaySoft. Сведения вводятся один раз и далее используются при формировании документов, отчётов и обмене с ЕСУТД.
Какие проблемы возникают, когда кадровик вручную вносит сведения на Enbek.kz?
Главная проблема → двойная работа.
Сначала кадровик оформляет трудовой договор, приказ или дополнительное соглашение в Word, Excel либо другой системе. Затем повторно вводит те же сведения на Enbek.kz.
При повторном вводе можно перепутать дату, номер договора, должность, вид работы или другую строку. Кроме того, кадровик тратит время на копирование одних и тех же данных.
Автоматическая интеграция сокращает повторный ввод и позволяет использовать сведения, которые уже находятся в электронном личном деле сотрудника.
Как сведения из KostanaySoft попадают в Enbek.kz?
Сведения передаются из ИС «Кадровый учёт» непосредственно на сервер Единой системы учёта трудовых договоров → ЕСУТД.
После этого портал Enbek.kz автоматически считывает и отображает полученную информацию.
Когда кадровик вручную заполняет поля на Enbek.kz, происходит похожий процесс: сведения также передаются на сервер ЕСУТД, а затем отображаются на портале.
Разница в том, что при интеграции с ЕСУТД через KostanaySoft кадровику не приходится повторно вводить те данные, которые уже есть в программе.
Как KostanaySoft помогает не пропускать сроки отправки сведений об увольнении и пролонгации трудового договора?
Сведения об увольнении или пролонгации нельзя отправить задолго до наступления события. Поэтому кадровики часто держат сроки ЕСУТД в памяти, ежедневнике или отдельных таблицах Excel.
Если в организации сотни сотрудников, контролировать все сроки вручную очень сложно.
Когда первоначальные сведения о трудовом договоре были отправлены через ИС «Кадровый учёт» KostanaySoft, система контролирует связанные кадровые события.
Она ежедневно напоминает о необходимости отправить сведения об увольнении или пролонгации и продолжает напоминать до тех пор, пока сведения не будут отправлены.
Интеграция с ЕСУТД → только часть системы. KostanaySoft также помогает вести:
трудовой стаж;
отпуска;
дополнительные соглашения;
уведомления;
статистическую отчётность;
воинский учёт;
медицинский учёт;
сроки удостоверений личности;
кадровые документы и электронные личные дела.
«Стоимость одного административного штрафа может быть сопоставима со стоимостью системы, которая при этом ежедневно помогает кадровику решать десятки других задач».
Можно ли через KostanaySoft отправлять сведения о социальных отпусках по беременности и родам и по уходу за ребёнком?
Да. Кадровики отправляют такие сведения из ИС «Кадровый учёт» с 2019 года.
После передачи сведений в ЕСУТД государственные сервисы могут использовать их для проактивного назначения соответствующих выплат и пособий в предусмотренных случаях.
Для кадровика есть дополнительное преимущество: ему не приходится отдельно заполнять документы на русском и казахском языках, вручную склонять ФИО, даты и должности.
Система видит, что работник находится в социальном отпуске. Поэтому при формировании отчётов можно учитывать таких работников или формировать отдельные показатели без декретников, в зависимости от назначения отчёта.
Можно ли отправить сведения с видом работы «основная», если в ЕСУТД у сотрудника уже зарегистрировано другое основное место работы?
Нет. Если на сервере ЕСУТД уже зарегистрирован действующий трудовой договор с видом работы «основная», сервер вернёт ошибку.
Ни одна кадровая система не должна обходить такую проверку.
Причиной может быть то, что предыдущий работодатель ещё не внёс сведения о расторжении ТД. Работнику также может потребоваться обратиться через приложение Enbek или иным предусмотренным способом для исправления сведений.
Ожидание может занять несколько дней. Кадровики часто делают скриншоты каждой попытки отправки, чтобы подтвердить, что они своевременно пытались выполнить обязанность.
У пользователей KostanaySoft история запросов к серверу ЕСУТД и ответы системы сохраняются автоматически. Не требуется создавать отдельные папки со скриншотами. Вся история взаимодействия находится в электронном личном деле сотрудника.
«Сохранённая история помогает восстановить последовательность действий кадровика и подтвердить, что попытки отправки выполнялись, а отказ поступал со стороны государственной системы».
Какую ЭЦП использовать для отправки сведений в ЕСУТД, а какую → для подписания электронных кадровых документов?
Важно разделять два действия:
Передачу сведений в ЕСУТД.
Подписание электронного документа.
Для отправки сведений в ЕСУТД рекомендуется использовать ЭЦП кадровика → электронную цифровую подпись юридического лица, выпущенную на кадрового работника или иного уполномоченного сотрудника.
Кадровику не требуется получать файл ЭЦП директора.
«Кадровый работник не передал бы директору свою личную ЭЦП физического лица. По этой же причине не следует брать и использовать личный ключ руководителя для ежедневной передачи сведений».
Право уполномоченного лица передавать сведения предусмотрено Правилами ЕСУТД, в том числе пунктом 10, без необходимости ежедневно использовать ключ руководителя.
При подписании самого электронного трудового договора Казахстан действует другой принцип.
Если на бумаге приказ, трудовой договор или иной документ должен подписывать руководитель либо другое уполномоченное лицо, то и электронный документ подписывает ЭЦП именно этого лица.
Кадровик готовит документ, но не подменяет подпись руководителя.
Что такое электронный трудовой договор и достаточно ли просто подписать PDF-файл ЭЦП?
Подписать файл ЭЦП → только один этап.
Необходимо также понимать:
какие файлы входят в состав электронного документа;
как проверить электронные подписи;
где и в какой структуре хранить документы;
как обеспечить доступ к ним спустя годы;
как передать их на архивное хранение при ликвидации организации;
какие реквизиты и метаданные должны сопровождать документ.
Электронный трудовой договор может храниться десятилетиями. Поэтому кадровику важно думать не только о моменте подписания, но и о полном жизненном цикле документа.
«Электронный документооборот → это не только подписание. Это создание, подписание, хранение и последующая проверка подлинности документа».
Почему организация не должна хранить электронные кадровые документы только в личном кабинете сервиса ЭДО?
Личный кабинет сервиса удобен для текущей работы, но организация должна заранее понимать условия доступа к архиву.
В некоторых сервисах доступ к документам зависит от действующего тарифа или договора обслуживания. Если подписка не продлена, доступ к документам прошлых лет может быть ограничен.
Кроме того, сервис может изменить условия работы, прекратить деятельность или провести техническую миграцию.
Поэтому электронные кадровые документы следует выгружать и хранить в электронном архиве самой организации с учётом номенклатуры дел и сроков хранения.
Сервис ЭДО можно использовать для подписания, но ответственность за хранение электронных трудовых договоров нельзя полностью перекладывать на внешнюю платформу.
Готовы ли государственные архивы принимать электронные трудовые договоры при ликвидации организации?
Перед переходом на полностью электронное хранение работодателю следует заранее уточнить возможности конкретного государственного архива своего города или региона.
На практике не все архивы готовы принимать электронные кадровые документы в одинаковом формате и по одинаковой процедуре. Практика и техническая готовность могут отличаться по регионам.
Поэтому организации важно:
получить официальную консультацию своего архива;
выстроить внутренний электронный архив;
сохранить документы в проверяемом формате;
обеспечить наличие электронных подписей и необходимых реквизитов;
разработать порядок передачи документов при ликвидации.
Что такое метаданные электронного документа?
«Метаданные → это электронный паспорт документа».
Это служебные сведения, которые помогают понять:
что это за документ;
кто и когда его создал;
к какому делу он относится;
какой у него срок хранения;
кто его подписал;
как его найти спустя годы;
как подтвердить его происхождение и связь с другими документами.
Особенно важны метаданные электронных документов для документов длительного и постоянного хранения.
Требования к составу метаданных зависят от вида документа, правил электронного документооборота, архивных требований и внутренних документов организации.
Для пользователей ИС «Кадровый учёт» KostanaySoft в обновления включены:
образцы трудовых договоров на русском языке;
образцы на казахском языке;
двуязычные варианты;
шаблоны с метаданными;
пять методических рекомендаций;
пример номенклатуры дел;
пояснения по срокам и началу исчисления сроков хранения;
рекомендации по организации электронного кадрового архива.
Как проверить подлинность электронного документа, подписанного в Documentolog, Sigex или другой системе ЭДО?
Подлинность электронного документа не должна зависеть только от доступа к конкретной системе ЭДО.
На сайте Sigex доступен сервис проверки электронной подписи. Пользователь может загрузить файл и проверить, читаются ли подписи и корректно ли подтверждается документ.
Проверка особенно важна после выгрузки документов из системы ЭДО и сохранения их на компьютере организации.
Кадровику следует убедиться, что:
сохранён полный файл документа;
электронные подписи читаются;
данные подписантов отображаются;
файл не повреждён;
документ можно проверить независимо от личного кабинета ЭДО.
«Спустя годы бумажный документ уже нельзя заново переподписать задним числом. Поэтому проверять электронные файлы необходимо сразу после подписания и выгрузки».
Можно ли начать электронный кадровый документооборот с небольшого количества документов?
Да. Необязательно сразу переводить в электронный формат весь кадровый архив.
Можно начать с простых и часто используемых документов:
заявлений работников;
приказов на отпуск;
уведомлений;
дополнительных соглашений;
отдельных трудовых договоров.
На начальном этапе можно открыть сайт Sigex, загрузить PDF-файл и протестировать подписание ЭЦП юридического лица и личной ЭЦП физического лица, когда подпись работника необходима.
У Sigex может быть бесплатный лимит до 40 документов в месяц, но актуальные условия бесплатного тарифа необходимо проверить на сайте сервиса перед использованием.
Одновременно организация должна выстроить:
понятную структуру папок;
номенклатуру электронных дел;
правила названия файлов;
резервное копирование;
порядок проверки подписей;
порядок ограничения доступа.
Чем KostanaySoft помогает при переходе к электронным трудовым договорам?
KostanaySoft рассматривает интеграцию ИС «Кадровый учёт» с сервисом Sigex.
Цель интеграции → чтобы кадровик мог:
сформировать документ из данных электронного личного дела;
передать его на электронное подписание;
получить подписанный файл;
сохранить электронный документ в карточке сотрудника;
видеть статус подписания;
хранить документ вместе с кадровой историей.
Даже до завершения полной интеграции пользователи могут прикреплять к электронному личному делу полноценные файлы подписанных кадровых документов.
Электронный файл должен сохраняться в формате, который можно проверить на подлинность независимо от действующей подписки на конкретную систему ЭДО.
Что представляет собой ИС «Кадровый учёт» KostanaySoft?
KostanaySoft занимается автоматизацией кадрового учёта Казахстан с 2007 года.
ИС «Кадровый учёт» создаётся на основе реальных запросов кадровиков и ежедневной работы службы поддержки.
Главная задача программы для кадровика → не заменить кадрового специалиста, а освободить его от повторяющихся операций:
повторного ввода сведений;
ручного формирования приказов;
расчёта трудового стажа;
учёта отпусков;
контроля сроков ТД;
подготовки отчётности;
переноса данных в ЕСУТД;
поиска документов в отдельных папках Word и Excel.
В системе доступны:
кадровые документы на казахском и русском языках;
трудовые договоры и дополнительные соглашения;
штатное расписание;
учёт отпусков;
табель;
стаж;
напоминания;
отчётность;
интеграция с ЕСУТД (безлимит отправки в Enbek.kz ТД, пролонгации ТД и даже социальных отпусков по БиР и по уходу за ребёнком и др. сведения);
электронное личное дело;
экспорт и обмен данными с другими системами.
«Компьютерная система не заменяет кадровика. Она освобождает его от рутины, чтобы специалист мог заниматься людьми, документами и действительно важными кадровыми задачами».
Остались вопросы по электронным трудовым договорам и ЭЦП?
Пора заканчивать с ручным дублированием кадровых данных
Если кадровик сначала оформляет документы в Word, затем ведёт отдельные таблицы Excel и после этого повторно переносит сведения в Enbek.kz, организация не только теряет рабочее время, но и повышает риск ошибок в данных. А ошибки в кадровом учёте нередко приводят к административным штрафам → за нарушение сроков отправки сведений в ЕСУТД, за просрочки по отпускам, за неточности в документах и другим спорным ситуациям с работниками.
«Опыт кадровика слишком ценен, чтобы тратить его на Ctrl+C и Ctrl+V».
Преимущества ИС «Кадровый учёт» KostanaySoft
Документы на казахском и русском языках;
трудовые договоры и дополнительные соглашения;
интеграция с ЕСУТД (безлимит отправки в Enbek.kz ТД, пролонгации ТД и даже социальных отпусков по БиР и по уходу за ребёнком и др. сведения);
контроль кадровых сроков;
автоматический расчёт отпусков и стажа;
статистический, воинский и медицинский учёт;
электронное личное дело сотрудника;
консультации, внедрение и бесплатное обучение по Казахстану.
При обращении по email укажите в начале письма: «По статье об ЕСУТД и электронных трудовых договорах» → так мы быстрее поймём, с какой страницы вы пишете.
Материал носит информационный и обучающий характер. При применении требований законодательства необходимо учитывать актуальную редакцию нормативных правовых актов, особенности документов организации и официальные разъяснения уполномоченных органов.
Среда, 29.07.2026, 03:20
